ADJOINT DIRECTEUR ADMINISTRATIF DES CONTRATS – Gabon

lam International est un leader de l’agroalimentaire, fournissant des aliments, des ingrédients, des aliments pour animaux et des fibres à plus de 19 800 clients dans le monde. Notre chaîne de valeur s’étend sur plus de 60 pays et comprend des activités d’agriculture, de transformation et de distribution, ainsi qu’un réseau d’approvisionnement de 4,8 millions d’agriculteurs. Avec sa mission de « réinventer l’agriculture et les systèmes alimentaires mondiaux », Olam vise à relever les nombreux défis liés à la satisfaction des besoins d’une population mondiale croissante, tout en générant un impact positif pour les communautés agricoles, notre planète et toutes nos parties prenantes. Basée à Singapour et cotée en bourse, Olam figure actuellement parmi les 30 premières sociétés cotées en bourse en termes de capitalisation boursière au SGX-ST.

Description de l’emploi
L’administrateur de contrat est chargé de fournir un soutien administratif tout au long du cycle de vie du contrat. Cela compend l’aide à la préparation et à l’exécution des contrats, l’achèvement en temps opportun de la documentation et la tenue de registre précis et organisé. Le rôle consiste à assurer la liaison avec les entrepreneurs pour assurer le respect des conditions contractuelles, à gérer les problèmes qui surviennent et à aider à la coordination des examens de performance des contrats. L’administrateur de contrat joue un rôle clé dans le soutien du gestionnaire de contrats et des autres parties pour assurer la bonne exécution, la conformité et la clôture rapide des contrats.

Principaux livrables
Aider à définir la portée et les objectifs du travail, à identifier les principaux risques, à vérifier les allocations budgétaires et à assurer la conformité aux exigences HSE.
Emettre des appels d’offres, inviter des fournisseurs préqualifiés, préparer des documents d’appel d’offres et effectuer des visites sur place/clarifications des soumissionnaires.
Évaluer les soumissions en fonction du prix, de la capacité, de la conformité et négocier les conditions contractuelles (p. ex., conditions de paiement, pénalités en cas de non-livraison).
Finalisez les modèles de contrats, attribuez les contrats, formalisez les accords et mettez à jour les fiches de contrat.
Efficacité stratégique
suivez la conformité des sous-traitants, tenez à jour la documentation appropriée, traitez les variations de contrat et la résolution des problèmes.
Effectuez des audits de conformité mensuels (documentation, réglementations de sécurité, lois du travail), suivez les performances des entrepreneurs et traitez les variations.
Examiner les soumissions de factures WCC et suivre les paiements, vérifier toutes les obligations contractuelles (par exemple, factures impayées, règlements de pénalités).
Efficacité opérationnelle
Assurez-vous que tous les documents liés aux contrats sont traités dans les délais spécifiés, de la préparation à l’exécution et à la clôture, afin de favoriser le bon déroulement des opérations et d’éviter les retards.
Maintenez une grande précision dans la documentation contractuelle, le classement et la tenue des dossiers, en veillant à ce que tous les détails soient correctement enregistrés et accessibles pour les audits et les examens.
Surveillez et suivez la conformité de l’entrepreneur aux conditions d »crites dans le contrat. Faites remonter les problèmes rapidement et assurez-vous de les résoudre rapidement, en minimisant les interruptions des opérations.
Efficacité organisationnelle
Effectuer des examens périodiques du rendements des contrats, analyser les paramètres de productivité (p. ex, cout par tonne réalisée, entretien des routes) et cerner les écarts d »efficacité.
Recueillez les commentaires des entrepreneurs, coordonnez avec les parties pour résoudre les deuils et suggérez des actions correctives pour améliorer l’efficacité.
Assurer la liaison avec les départements utilisateurs lors du renouvellement, du nouvel appel d’offres ou de la résiliation des contrats, préparer des rapports résumant les principaux enseignements tirés des contrats et mettre en œuvre des plans de transition pour les nouveaux contrats.
Exigences
Expérience confirmée (+2 ans) dans l’administration du contrat avec un fort accent sur le soutien administratif, la gestion de la documentation et la coordination des entrepreneurs.
Solides compétences en communication verbale et écrite pour assurer une liaison efficace avec les entrepreneurs, les équipes internes et les parties prenantes.
Maitrise de la gestion des documents contractuels avec un souci du détail pour l’organisation, le suivi et le dépôt de documents contractuels importants.
Capacité d’aider à la préparation et à l’exécution des contrats par le biais de suivis systématiques, en obtenant des signatures en temps organisationnelles.
Compréhension de base du droit des contrats et des conditions pour soutenir la conformité des contrats et aider à résoudre les litiges ou les problèmes liés aux conditions et à l’exécution des contrats.
Bonnes compétences organisationnelles pour gérer plusieurs tâches et priorités tout en veillant à ce que les délais soient respectés.
Connaissance de la conformité des contrats et capacité de surveiller le rendement de l’entrepreneur, de s’assurer que les obligations sont remplies et que la documentation est tenue correctement.
Maitrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de contrats pour la tenue de dossiers, la génération de rapports et la communication.
Attention aux détails et à la précision dans la gestion des documents contractuels et s’assurer que toute la documentation requise est traitée et classée correctement.
Capacité à traiter des informations sensibles de manière confidentielle tout en assurant la conformité aux politiques de l’entreprise et aux normes de l’industrie

Localisation : Libreville, Gabon

Contact :
• Postuler : https://careers.olamgroup.com/job/Awala-GH-ASSISTANT-MANAGER-CONTRACT-ADMIN/1327957966/