L’Organisation internationale pour les migrations recherche un Adjoint administratif

L’Organisation internationale pour les migrations (OIM) est l’agence des Nations Unies pour les migrations. Forte de 175 États membres, elle est attachée au principe selon lequel une migration humaine et ordonnée profite aux migrants et à la société. Fondée en 1951 et présente aujourd’hui dans plus de 400 pays, l’OIM collabore avec ses partenaires, les gouvernements et la société civile pour : 1. Contribuer à relever les défis opérationnels liés aux migrations et à la mobilité humaine ; 2. Approfondir la compréhension des enjeux migratoires ; 3. Encourager le développement socio-économique par le biais des migrations ; et 4. Garantir la dignité humaine et le bien-être des migrants et des populations mobiles.

L’OIM œuvre depuis plus de 30 ans dans les domaines des migrations, de l’environnement, du changement climatique et de la réduction des risques de catastrophe (MECR). Ses activités en la matière renforcent les initiatives locales et nationales visant à prévenir les catastrophes et les mouvements de population qui en découlent, à fournir une aide d’urgence et une protection lorsque les déplacements sont inévitables, et à promouvoir des solutions de relèvement post-catastrophe et le renforcement de la résilience.

Conformément à la Stratégie institutionnelle de l’OIM sur les migrations, l’environnement et le changement climatique 2021-2030, l’Organisation poursuit trois grands objectifs en matière de gestion des migrations environnementales, en intervenant à chaque étape du cycle migratoire : 1. « Des solutions pour les personnes déplacées » : gérer les migrations dans le contexte du changement climatique, de la dégradation de l’environnement et des catastrophes naturelles. 2. « Des solutions pour les personnes déplacées » : assister et protéger les migrants et les personnes déplacées dans le contexte du changement climatique, de la dégradation de l’environnement et des catastrophes naturelles. 3. « Des solutions pour les personnes qui restent » : faire de la migration un choix en renforçant la résilience et en s’attaquant aux facteurs climatiques et environnementaux défavorables qui contraignent les populations à se déplacer.

Le projet RE2CLID (Réponses régionales aux déplacements liés au climat en Afrique subsaharienne) vise à renforcer la résilience et l’autonomie des communautés déplacées en Afrique subsaharienne, confrontées aux risques de catastrophes, aux effets néfastes du changement climatique et à la dégradation de l’environnement. Cette initiative cible la région particulièrement vulnérable du bassin du lac Tanganyika, qui s’étend sur le Burundi, la République démocratique du Congo et la Tanzanie (Groupe 1).

Le projet adopte une approche territoriale axée sur la prévention des déplacements, la réduction de leurs impacts et la résolution des situations de déplacement existantes. Il met l’accent sur des systèmes de prévision et de gestion des catastrophes tenant compte des questions de genre, une gouvernance durable des ressources naturelles et le renforcement de la résilience et de l’autonomie des communautés d’intervention en cas de catastrophe (CIC) afin de parvenir à des solutions durables. Les principales activités comprennent le renforcement des systèmes d’alerte précoce, la promotion d’une utilisation durable des terres et d’une gestion responsable des ressources naturelles, ainsi que l’intégration des CIC dans les cadres nationaux et locaux de réponse aux catastrophes.

En s’attaquant aux causes profondes des déplacements de population liés au changement climatique et en promouvant des solutions inclusives et résilientes face au climat, RE2CLID vise à réduire la vulnérabilité et à renforcer la durabilité à long terme des communautés touchées. Cette initiative s’inscrit dans le cadre d’accords régionaux et internationaux, notamment l’Accord de Paris, le Cadre de Sendai pour la réduction des risques de catastrophe et le Pacte mondial pour les migrations et les réfugiés.

Sous la supervision générale du chef de mission et la supervision directe du responsable du programme DRR-CCA, le titulaire du poste appuiera la mise en œuvre du projet RE2CLID au Burundi (objectifs spécifiques 1 et 3) en fournissant un soutien administratif, logistique et financier complet, en étroite coordination avec l’unité et les programmes de soutien pertinents de l’OIM.

Responsabilités
Filtrer les demandes de rendez-vous avec le coordinateur du cluster, l’unité DRR-CCA et d’autres unités concernées par RE2CLID ; tenir à jour les calendriers de l’unité ; confirmer les horaires convenant aux deux parties et organiser les rendez-vous ; recevoir les visiteurs ; passer et filtrer les appels téléphoniques ; répondre aux demandes de renseignements et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique ;

Coordonner les services de soutien administratif pour les réunions, les formations, les séminaires, les comités et les projets et événements spéciaux ; assister aux réunions, préparer les procès-verbaux, assurer le suivi des activités ; prendre les dispositions nécessaires pour la révision, la traduction, etc., des documents et des publications ;

Examiner, enregistrer, distribuer et traiter le courrier et la correspondance entrants ; assurer le suivi des actions en cours ; préparer des projets de réponses à un large éventail de correspondances et autres communications, nécessitant souvent la connaissance de terminologies techniques et/ou de procédures de bureau détaillées ; effectuer des contrôles de qualité sur les documents sortants ; relire les textes pour vérifier leur conformité au format, à la grammaire, à la ponctuation et au style ;

Effectuer diverses tâches administratives, par exemple le suivi des prolongations de contrats et des demandes de personnel temporaire, l’enregistrement des congés et des présences, la préparation et le suivi du budget ; assurer la coordination avec les autres unités pour garantir le bon fonctionnement et l’accélération des travaux au sein de l’unité ;

Fournir un soutien administratif et logistique à la mise en œuvre du programme, notamment en aidant le personnel du programme DRR-CCA et les autres unités concernées impliquées dans RE2CLID, à coordonner les activités sur le terrain, à assurer le suivi de la planification des activités, à préparer les documents justificatifs et à assurer la liaison avec les unités concernées afin de faciliter la mise en œuvre et la coordination en temps opportun des activités du projet.

Assister dans les processus administratifs, notamment la coordination des déplacements, la préparation des autorisations de voyage et des demandes de remboursement de frais, la soumission et le suivi des demandes de paiement, la documentation relative aux achats et la recherche d’informations.

Rechercher, compiler et organiser des informations générales et des documents de référence provenant de diverses sources pour les rapports, les notes de synthèse et les discours.

Surveiller et traiter les actions administratives (ressources humaines, contrats, approvisionnement, comptabilité, finances, logistique) dans les systèmes informatisés de l’OIM ;

Appuyer les processus d’approvisionnement, notamment la préparation et la soumission des demandes d’achat, l’organisation de l’acquisition d’équipements, de fournitures et de services, le suivi auprès des services des achats et de la logistique pour garantir la conformité aux exigences des donateurs et de l’OIM, et assurer la liaison avec les missions en RDC et en Tanzanie lorsque cela est nécessaire pour les actions d’approvisionnement régionales relevant du Cluster.

Assurer la liaison avec le service des finances et les unités concernées pour préparer, vérifier et assurer le suivi des paiements et des documents financiers ; appuyer les vérifications de l’admissibilité des donateurs, de l’exactitude et de l’exhaustivité des pièces justificatives ; et fournir un appui supplémentaire en matière de coordination au responsable financier du cluster et au responsable de l’appui financier pour les processus financiers régionaux impliquant les missions en RDC et en Tanzanie.

Appuyer les communications internes et externes, notamment en assurant la liaison avec l’unité de communication pour les supports de communication et la diffusion d’informations ; aider à la mise en œuvre des activités de redevabilité envers les populations affectées (AAP) et fournir une assistance pour les exigences liées au PSEAH conformément aux normes de l’OIM.

Créer et maintenir les systèmes de classement et de référence de l’unité de travail ; examiner l’efficacité des procédures de bureau et formuler des recommandations d’amélioration ; mettre à jour les sites web du bureau ; et,

Effectuer toute autre tâche requise.

Qualifications
Éducation
Diplôme d’études secondaires et cinq années d’expérience pertinente; ou,

Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe, obtenu auprès d’un établissement agréé, et trois années d’expérience professionnelle pertinente.

Les universités accréditées sont celles qui figurent dans la base de données mondiale de l’UNESCO sur l’enseignement supérieur .

Expérience
Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique et Outlook ;

Souci du détail, capacité à organiser les documents de manière méthodique ;

Discret, attentif aux détails et aux besoins des clients, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ;

Une expérience en matière de soutien à la réduction des risques de catastrophe et à la réponse aux catastrophes, ou dans des environnements d’urgence, constitue un atout.

Bonnes compétences opérationnelles, organisationnelles et de communication, et capacité à travailler harmonieusement avec des collègues d’horizons divers.

L’expérience du travail auprès des migrants, des réfugiés, des personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays, des victimes de la traite des êtres humains et d’autres groupes vulnérables est un atout.

Une expérience professionnelle antérieure au sein d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un contexte multiculturel est un atout.

Compétences
Solides compétences administratives, organisationnelles et de coordination, avec la capacité de gérer plusieurs priorités, de respecter les délais et de soutenir les opérations de l’unité dans un environnement dynamique.

Bonne connaissance des procédures d’approvisionnement et de soutien financier, y compris la préparation des demandes d’achat, le suivi des paiements et une compréhension de base des exigences de conformité des donateurs (UE de préférence).

Capacité à rédiger, mettre en forme et relire des documents avec précision et souci du détail, en assurant la conformité avec les modèles et les directives de visibilité de l’OIM.

Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’assurer une liaison professionnelle avec les collègues, les partenaires, les homologues gouvernementaux et les équipes sur le terrain.

Connaissances de base en matière de réduction des risques de catastrophe, d’adaptation au changement climatique et de mobilité humaine liée au climat, suffisantes pour soutenir la mise en œuvre des activités et respecter les exigences du projet.

Compréhension des principes de responsabilité envers les populations affectées (AAP) et de PSEAH, et capacité à soutenir les tâches de coordination et de rapport connexes.

Capacité à travailler efficacement avec des équipes diverses, y compris la coordination avec les missions régionales (RDC, Tanzanie), les prestataires de services externes et les acteurs locaux.

La connaissance des systèmes et flux de travail administratifs de l’OIM (par exemple, PRISM/WAVE, approvisionnement électronique, modules RH/finance) est un atout.

Langues

Les langues officielles de l’OIM sont l’anglais, le français et l’espagnol.
Les compétences linguistiques requises seront spécifiquement évaluées au cours du processus de sélection, qui peut comprendre des évaluations écrites et/ou orales.

Compétences requises

Le référentiel de compétences de l’OIM est disponible à ce lien . Les compétences seront évaluées lors du processus de sélection.

Valeurs – Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces trois valeurs :
Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion.

Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et aux normes de conduite de l’organisation.

Professionnalisme : Fait preuve d’une capacité à travailler avec calme, compétence et engagement, et exerce un jugement sûr face aux défis quotidiens.

Courage : Fait preuve de volonté à prendre position sur des questions importantes.

Empathie : Fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

Compétences fondamentales – indicateurs comportementaux (niveau 1)
Travail d’équipe : Développe et favorise une collaboration efficace au sein des unités et entre elles afin d’atteindre des objectifs communs et d’optimiser les résultats.

Obtention de résultats : Fournit des résultats de qualité, dans le respect des délais et avec un sens aigu du service. Fait preuve d’initiative et s’engage à atteindre les objectifs convenus.

Gestion et partage des connaissances : Cherche constamment à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.

Responsabilité : S’engage à atteindre les priorités de l’organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.

Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique les sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Notes
Toute offre faite au candidat en lien avec cet avis de vacance de poste est soumise à la confirmation du financement.

Ce processus de sélection peut servir à pourvoir des postes similaires dans différents lieux d’affectation. Les candidats retenus pourront être nommés à un poste similaire pendant une période de 24 mois.

Ce poste est soumis au recrutement local. Seules les personnes titulaires d’un permis de séjour et de travail valide pour le pays où le poste est basé pourront postuler.

La nomination sera subordonnée à la certification de l’aptitude médicale du candidat à exercer ses fonctions, à la vérification de son lieu de résidence, de son visa et, le cas échéant, des autorisations du gouvernement concerné.

L’OIM applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’OIM, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination fondée sur le sexe, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, l’origine religieuse ou ethnique ou le handicap.

L’OIM ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit de son processus de recrutement (candidature, entretien, traitement du dossier, formation ou autres frais). L’OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires.

L’OIM n’accepte que les candidatures dûment remplies et soumises via son système de recrutement en ligne. Cet outil permet également aux candidats de suivre l’état d’avancement de leur candidature.

Pour plus d’informations et pour consulter d’autres offres d’emploi, nous vous invitons à visiter notre site web : Carrières et offres d’emploi de l’OIM.

Localisation : Bujumbura, Burundi

Contact :
• Postuler : https://fa-evlj-saasfaprod1.fa.ocs.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1001/job/18288/?mode=location